За вікном 2020 рік, і ми живемо в світі високих технологій, то чому так багато харчових підприємств досі використовують паперові записи для управління таким важливим фактором, як якість та безпека продуктів харчування?

У зв’язку з виниклими проблемами в світі, багато хто відкрив для себе цифрові інструменти, які особливо важливі під час кризи, включаючи пандемію COVID-19. Оскільки бізнес змінює спосіб своєї діяльності, різко підвищуючи протоколи безпеки та чистоти, тому компанії, які використовують цифрові інструменти, матимуть певні переваги, реагуючи на кризу та виходячи з неї.

Наприклад: Основна торгова марка продуктів харчування та напоїв, що має тисячі місць по всій країні, розповсюджує ламінований контрольний список COVID-19 усім своїм підрозділам для контролю своїх нових протоколів. Незважаючи на те, що це гарний початок, ця компанія створила систему, яка не є гнучкою і не може бути легко оновлена в масштабі всієї компанії. Саме тоді застарілі системи паперу та ручок стають величезною пасткою та, можливо, великою відповідальністю. Також ці проблеми погіршуються під час глобальної пандемії охорони здоров’я.

Підводні камені управління системами управління якістю методом «ручок та паперу»

Серйозні проблеми виникають, коли ви керуєте системами якості, безпеки та дотриманням вимог у сфері промисловості, використовуючи ручні процеси:

  • Ви не можете швидко оновити політику безпеки та дотримання вимог у всіх регіонах, що є надзвичайно важливим, коли є криза, така як поточна пандемія.
  • Важливі паперові записи можуть бути легко загублені або зіпсовані, що відкриває перед вами відповідальність перед зобов'язаннями, державними санкціями та закриттям філіалів у разі виникнення проблеми зі здоров'ям та безпекою, наприклад, харчової хвороби.
  • Відповідальній особі важко забезпечити регулярне та правильне проведення основних перевірок безпеки.
  • Відповідальній особі (PIC) важко забезпечити регулярне і правильне виконання необхідних перевірок безпеки; система стримувань і противаг в кінцевому підсумку занадто покладається на систему честі, і незрозуміло, коли співробітники потребуються в навчанні.
  • У вас немає видимості, і вам складно зібрати і систематизувати дані для отримання важливої інформації; процеси ручного управління даними віднімають багато часу і схильні до помилок, і ви часто виявите ідеї або елементи коригуючих дії (CAPA), коли вже надто пізно.

Якщо ви все ще використовуєте метод «ручки та папіру», ви, мабуть, відчули справжній тягар, оскільки реагували на COVID-19 і збільшували свої зусилля, щоб захистити працівників та клієнтів . Основна причина цього відчуття полягає в тому, що метод «ручка і папір» керується реактивною, а не проактивною дією.

Коли ви завжди відповідаєте на проблеми в міру їх виникнення, стає все важче бути стратегічним і виконувати критичну роботу, не перериваючись на вирішенням нових проблем щодня. Хоча важливо визнати, що в системі управління якістю завжди будуть реагуючі елементи (ніщо не буває ідеальним), також очевидно, що посвята часу і бюджету, щоб стати більш активними у запобіганні проблемам, економить час, гроші, репутацію і існує в довгостроковій перспективі.

Цього не станеться при будь-якої «оптимізації» паперових систем, тому що ви ніколи не отримаєте видимості, необхідної для виявлення тенденцій і виправлення дрібних проблем, перш ніж вони переростуть у великі. З іншого боку, правильна цифрова система управління якістю може дати вам негайну видимість, яка може привести до негайних коригувальних дій.

Підніміть протоколи безпеки та чистоти

Використання цифрових інструментів дає величезні переваги. Цифрові інструменти можуть краще збирати дані з усіх джерел, включаючи ті, що їх оцінки, контрольні списки, сертифікати та пройдене навчання, тому ви можете відстежувати і складати звіти по важливійінформації з будь-якого місця, забезпечуючи чітке і точне уявлення про відповідність вимогам на підприємстві. Коли ви переходите на цифрові технології, вам буде легше вирішити зазначені вище проблеми:

  • Ви можете швидко оновити політику безпеки та дотримання вимог у всіх регіонах, що дуже важливо в умовах кризи, наприклад, нового коронавірусу.
  • Важливі записи легко знайти, коли виникають такі проблеми, як харчова хвороба.
  • PIC може легше забезпечити регулярне та правильне проведення основних перевірок безпеки та може швидко доповнити навчання, коли це необхідно.
  • Ви маєте видимість, як ніколи раніше, з даними, які швидко збираються та упорядковуються, щоб отримати важливу інформацію для попереджувального планування.

Переваги програмного забезпечення для управління якістю у світі COVID-19

Ця «нова нормальність» - це наша нова реальність, а не просто тимчасова ситуація. Через вірус ви повинні змінити спосіб роботи, навчити співробітників новим протоколам, забезпечити відповідність та здійснити коригувальні дії. І ви повинні керувати цими протоколами на постійній основі, знаючи, що життя поставлено на карту, якщо ви або ваші співробітники зроблять помилку.

Пандемія COVID-19 повністю змінила світ, і важливо перейти від "того, як ми завжди робили речі", до абсолютно нового способу роботи, включаючи використання цифрових інструментів.

З нашого досвіду, компанії з виробництва продуктів харчування та напоїв часто протидіють технологіям. Ці компанії часто мають системне переконання, що їх ручні системи працюють нормально, оскільки це “спосіб, яким ми завжди займалися”. Крім того, опір стає ще сильнішим, коли вони вважають, що цифрові інструменти занадто дорогі або важкі для реалізації.

Справді, цифрові інструменти тепер доступні та зручні для користування, і компанії будь-якого розміру та бюджету можуть знайти цифрове рішення. Цифрові інструменти, такі як програмне забезпечення для управління якістю та додатки для аудиту, дозволяють компаніям краще управляти нашою новою реальністю та допомагають підвищити свої результати.

Компанії, які відмінно справляються з новими протоколами протидії поширення коронавірусу, мають важливі спільні риси: вони використовують цифрові інструменти і відкрито заявляють про свою прихильність протоколам підвищеної безпеки і чистоти.

Багато мереж продуктових магазинів процвітають в цьому. Вони призначають відповідальних людей в кожну зміну для очищення і дезінфекції, приділяючи особливу увагу ділянкам з високим рівнем контакту; впровадження нових моделей споживчого трафіку, таких як односторонній рух в проходах і належне соціальне дистанціювання; пропонуючи безкоштовні маски, рукавички і дезінфікуючий засіб для рук біля дверей. Вони виявляють ініціативний і аутентичний підхід до культури безпеки, демонструючи, що піклуються про безпеку, і вживають належні заходи для зниження ризиків. Цими діями вони переконують нервову громадськість у безпеці їхніх приміщень.

Перехід до цифрових технологій

Цифрові інструменти можуть допомогти вам впровадити нові протоколи, навчити персонал, провести аудит, оцінити дані, забезпечити відповідність дотримання нормативних вимог і ініціювати на місці, а також при необхідності довгострокові коригувальні дії. У міру того, як ви впроваджуєте цифрові інструменти, ось кілька порад для навігації новими нормами, якою можна керувати за допомогою цифрових систем управління якістю:

  • Збільшіть зусилля з очищення та дезінфекції . Цифрові інструменти можуть відстежувати діяльність з очищення та дезінфекції для забезпечення відповідності.
  • Впровадьте протоколи безпеки COVID-19. За допомогою цифрових інструментів, можна забезпечити миттєву видимість і прозорість, щоб отримати критично важливу інформацію в масштабах всього підприємства (наприклад, дані можна переглядати в згорнутому вигляді, щоб переглянути операцію в цілому, або використовувати для деталізації окремих місць та областей, щоб отримати локалізацію розуміння).
  • Навчайте працівників та клієнтів. Часто відправляйте електронні листи співробітникам, клієнтам, постачальникам і іншим ключовим аудиторіям з поясненням кроків, які ви вживаєте, для дотримання рекомендованих вказівок по COVID-19. Поясніть, як вони можуть бути частиною рішення, і продублюйте ці повідомлення на своєму веб-сайті та в повідомленнях в соціальних мережах.
  • Регулярно навчайте працівників. Використовуйте технічні інструменти для регулярного нагадування та оновлення персоналу протягом кожної зміни.
  • Отримуйте інформацію з авторитетних веб-сайтів. Інформація про COVID-19 постійно оновлюється. CDC, FDA, ВООЗ та NIH пропонують оновлену інформацію про протоколи COVID. RizePoint COVID-19 Ресурсний центр оновлює COVID-19 інформацію на регулярній основі , використовуючи дані з авторитетних агентств.
  • Гарантуйте дотримання. Впроваджуйте правила та системи, навчаючи працівників про те, що робити, коли та чому. Використовуйте цифровий аудит, щоб відстежувати відповідність і при необхідності оперативно приймати довгострокові коригувальні заходи.
  • Формуйте кращу культуру безпеки. Підвищіть свою існуючу культуру безпеки шляхом вдосконалення систем (наприклад, перехід від застарілих паперових систем до використання більш точних, інтегрованих технологічних інструментів).